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Le cadre de gestion de l'information fournit une démarche intégrée qui fait autorité pour gérer l'information au moyen de normes et d'orientations basées sur des principes directeurs. Il reflète la législation afférente, les pratiques d'excellence ainsi que les standards du marché dans le partage d'une vision commune au sein de l'organisation. Il sert de référence pour tous les aspects de la gestion de l'information et facilite la prise de décision dans l'évaluation d'opportunités d'affaires.

De façon plus spécifique, le cadre de gestion de l'information :

• Établit une vision, des objectifs, des principes et orientations en matière de gestion de l'information
• Précise les obligations et exigences de conformité aux lois et règlements en relation avec les orientations stratégiques de l'organisation
• Établit des modèles de gouvernance et de responsabilité
• Procure une orientation et un encadrement soutenant l'éventail complet des activités qui témoignent de la raison d'être de l'organisation.

Pourquoi élaborer un cadre de gestion dans votre organisation ?

L'implantation d'une solution de gestion de contenu d'entreprise (GCE) doit s'appuyer sur une fondation qui sera garante du périmètre et de la robustesse de son architecture. Le cadre de gestion de l'information est donc un préalable à toute implantation d'une solution et une étape stratégique essentielle. Étant indépendant de la technologie, le cadre de gestion de l'information préserve son caractère évolutif et adaptable vis-à-vis des solutions applicatives. Sa réalisation représente d'ailleurs une fraction marginale de l'investissement nécessaire à la mise en place d'une solution de GCE tout en permettant d'atteindre des objectifs plus larges.

L'application du cadre de gestion de l'information vise à renforcer le processus décisionnel et l'établissement de priorités et ainsi appuyer la poursuite effective des orientations. Il permet de bien identifier et d'évaluer clairement tous les éléments critiques de gestion de l'information d'une entreprise (politiques internes, vision et culture d'entreprise, processus d'opérations).

Comment InterDoc peut vous aider ?

La structure du cadre de gestion de l'information proposée par InterDoc englobe l'ensemble des opérations et activités se rapportant à la planification, l'exécution et l'évaluation requises pour gérer et contrôler l'information. Elle est composée de 3 couches se caractérisant par les éléments suivants :

1. Le fondement met en contexte la gestion de l'information, établit l'énoncé de la vision, des buts et des principes directeurs de l'information et donne un aperçu du cadre réglementaire.
2. Les principes, orientations et normes encadrent les éléments précis du cycle de vie de l'information tels la planification des besoins d'information, les exigences en matière de conservation, les principes d'organisation de documents, les questions visant la protection des renseignements personnels, etc.
3. Les guides et politiques de gestion de l'information définissent les règles de traitement de l'information sur une base opérationnelle. Ils sont la matérialisation des orientations et normes et reflètent fidèlement les besoins particuliers des secteurs d'activités et des services généraux. Les guides sont structurés de façon à décrire les rôles et responsabilités et à fournir une vision globale; ils assurent ainsi un accès rapide aux règles et procédures régissant la gestion de l'information.

Les conseillers en gestion d'InterDoc ont, au cours des dernières années, accompagné de grandes organisations dans l'élaboration de leur cadre de gestion de l'information. L'approche privilégiée par InterDoc met en valeur l'expertise de ses conseillers mandatés pour la réalisation du cadre de gestion de l'information avec les groupes de travail comprenant les intervenants clés du client. Une telle approche facilite ainsi le transfert des connaissances à l'équipe chargée du maintien du cadre de gestion de l'information.